Mengenal Business Continuity Planning (BCP) – Tidak dapat dipungkiri, sering kali dunia bisnis pengalami perubahan baik perubahan yang dipengaruhi oleh internal perusahaan (human error) maupun dari eksternal perusahaan misalnya seperti adanya bencana atau ganggun yang dapat berpengaruh pada aktivitas operasional perusahaan sehingga perusahaan tidak dapat beroperasi dengan normal.
Terdapat tiga jenis bencana yang dapat mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan yaitu bencana alam, kerusakan yang disengaja dan kerusakan yang tidak disengaja
Hal tersebut mengharuskan setiap perusahaan untuk mempersiapkan skenario terbaik apa yang akan dilakukan untuk mengatasi kemungkinan terburuk yang dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan.
Perusahaan perlu mengerti dan memahami bahaya apa yang mengancam serta harus proaktif dalam menghadapi permasalahan tersebut, hal ini mengharus kan setiap perusahaan perlu adanya Business Continuity Planning (BCP).
Dengan adanya Business Continuity Planning (BCP) dalam suatu perusahaan dapat mengurangi efek atau dampak dari bencana atau gangguan yang kemungkinan akan datang seperti yang saat ini sedang terjadi, adanya wabah pandemic Covid-19, perusahaan dapat mengurangi efek atau dampak dan segera melakukan tindakan agar aktivitas bisnis tidak terganggu.
Apa yang dimaksud dengan Business Continuity Planning (BCP)?
Mungkin sebagian orang masih asing dengan Business Continuity Planning (BCP), Business Continuity Planning (BCP) merupakan suatu rencana strategis sesuai dengan kondisi yang sedang terjadi agar aktivitas bisnis tetap berjalan meskipun terjadi bencana atau gangguan.
Business Continuity Planning (BCP) juga dapat didefinisikan sebagai kumpulan tata cara atau prosedur darurat dan informasi yang dikembangkan untuk mengetahui bagaimana tindakan yang harus dilakukan untuk mengurangi dampak agar suatu bisnis dapat tetap berjalan, kemudian disusun dan dipelihara dalam kesiapan untuk digunakan jika terjadi bencana atau gangguan.
Bencana atau ganguan yang terjadi secara menyeluruh/nasional dan jarang sekali terjadi tetapi sangat berdampak pada suatu bisnis dapat dijadikan sebagai konsep dari Business Continuity Planning.
Tujuan adanya Business Continuity Planning (BCP) yaitu untuk menjaga kelangsungan bisnis pada suatu perusahaan ketika suatu saat terjadi bencana atau gangguan. Hal ini dilakukan dengan membuat rencana bagaimana pemulihan fungsi bisnis utama ketika adanya bencana.
Business Continuity Planning (BCP) merupakan proses yang berkesinambungan dan berulang ulang yang mengharuskan suatu perusahaan mengidentifikasi resiko dan menganalisis dampak seperti apa yang akan terjadi dari adanya bencana, kemudian membuat prosedur darurat sesuai dengan yang dibutuhkan,
mengaudit dan menindak lebih lanjut terkait prosedur darurat, melatih saff perusahaan dan meningkatkan kesadaran mengenai pentingnya prosedur pemulihan, dan memelihara Business Continuity Planning (BCP). Hasil dari Business Continuity Planning (BCP) berupa rencana yang biasa disebut dengan Business Continuity Plan.
Tidak hanya itu Business Continuity Planning juga bertujuan untuk :
- Meminimalkan kebingungan jika terjadi bencana atau ganguan.
- Mengurangi ketergantungan antar staff.
- Mengurangi kehilangan data-data penting dan penerimaan perusahaan.
- Mempercepat pemulihan akibat suatu bencana.
- Menjaga image perusahaan.
- Business Continuity Planning merupakan tata kelola perusahaan yang baik.
Pedoman Business Continuity Planning (BCP)
- Pemimpin perusahaan harus mengambil alih kepemilikan Business Continuity Planning (BCP). Business Continuity Planning (BCP) harus mengimplementasikan kepentingan yang sama dengan Perencanaan Perusahaan seperti dalam hal manajemen kualitas, Cashflow Perusahaan dan keselamatan kerja.
- Menetapkan dengan jelas penanggung jawab dan pengelola Business Continuity Planning (BCP), setiap orang yang ada dalam perusahaan harus memiliki kesadaran tentang pentingnya Business Continuity Planning (BCP).
- Mengelompokan orang-orang yang memiliki kualifikasi yang sesuai dan atau memiliki pengalaman dalam bidang tertentu untuk meninjau perusahaan.
- Menetapkan ruang lingkup pekerjaan.
- Dalam hal ini sangat penting bahwa setiap perusahaan harus mampu menanggapi semua jenis keadaan darurat untuk kelangsungan hidup perusahaan.
Seberapa pun besar ukuran perusahaan, pada dasarnya memiliki prinsip yang serupa, Business Continuity Planning (BCP) dapat disiapkan dengan prinsip sebagai berikut:
- Perencanaan harus dibuat dengan cangkupan yang luas agar dapat efektif dalam menangani banyak skenario bencana yang memiliki pengaruh buruk bagi perusahaan
- Tidak membedakan mana yang berpengaruh besar maupun pengaruh kecil. Sebuah perencanaan untuk skenario terburuk harus dijadikan sebagai dasar untuk mengembangan perencanaan.
Pada penerapannya Business Continuity Planning (BCP) lebih berfokus pada pencegahan terhadap kemungkinan apa yang akan terjadi. Bertikut tahap – tahap melakukan Business Continuity Planning (BCP) :
- Tahap pencegahan
Pada tahap ini berhubungan dengan Risk Management (manajemen resiko). Tahap ini dapat dilakukan dengan analisa resiko yang mungkin terjadi mulai dari identifikasi resiko hingga identifikasi dampak yang muncul dari resiko tersebut.
- Tahap persiapan
Tahap ini berhubungan dengan Business Impact Analysis (BIA), pada tahap ini tim Business Continuity Planning (BCP) membuat skala prioritas terhadap bencana atau gangguan yang mungkin terjadi, hal ini untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan sesuai dengan prioritasnya agar tindakan yang dilakukan dapat efektif.
Baca juga : PELATIHAN MENGENAI FAKTOR PENGARUH PELAKSANAAN MANAJEMEN SDM
- Tahap tindakan
Tahap ini berkaitan dengan Insident Response Planning. Apabila bencana atau gangguan benar terjadi, maka jalankan strategi yang telah dibuat agar bencana atau gangguan tidak sampai menggangu proses bisnis dan melakukan upaya untuk mengurangi dampak yang timbul dari bencana atau gangguan yang terjadi.
- Tahap pemulihan
Tahap ini berkaitan dengan dengan Recovery Plan. Apabila bencana atau gangguan dapat teratasi langkah selanjutnya yaitu melakukan pemulihan agar aktivitas perusahaan dapat kembali normal dan diusahakan agar proses pemulihan ini tidak memakan waktu lama.
Suatu perusahaan penting sekali menyadari adanya kebijakan mengenai kelangsungan bisnis yang layak serta teruji yang tidak hanya sekedar mengikuti peraturan yang ada .
perusahaan perlu menyadari bencana atau gangguan yang terjadi tidak hanya berdampak pada bisnis tetapi tidak menutup kemungkinan juga akan berdampak pada keselamatan jiwa staff perusahaan bahkan masyarakat luas.
Oleh karena itu Business Continuity Planning perlu diterapkan pada suatu perusahaan dan terus dikembangan sesuai dengan keadaan yang berorientasi pada masa yang akan datang.
