[vc_row][vc_column][vc_column_text]Business Process Management adalah sebuah tantangan besar bagi sebagian besar suatu organisasi. Banyak pemilik bisnis menganggap bahwa BPM merupakan pengeluaran bisnis yang sangat besar atau hanya dapat bermanfaat untuk proses bisnis yang besar.
Bagaimanapun juga BPM penting untuk sebuah bisnis, meskipun tidak memandang seberapa besar bisnis anda saat ini. Berikut adalah panduan tetap untuk mengelola proses bisnis anda dengan bantuan otomatisasi.
Apakah Business Process Management itu?
Business Process Management (BPM) adalah sebuah aturan ketat organisasi, dimana sebuah perusahaan mengambil langkah ke belakang dan melihat semua proses secara keseluruhan dan secara individu.
BPM menganalisa keadaan saat ini dan mengidentifikasi area-area peningkatan untuk menciptakan efisiensi dan efektifitas suatu organisasi.
Business Process Management (BPM) adalah bagaimana perusahaan menciptakan, mengedit, dan menganalisa suatu proses yang dapat diprediksi yang membuat inti dari bisnisnya tersebut.
Setiap departemen di sebuah perusahaan bertanggung jawab untuk mengambil bahan mentah atau data dan mengubahnya menjadi sesuatu yang lain. Mungkin saja ada lusinan atau lebih dari inti proses yang ditangani oleh masing-masing departemen.
Apakah BPM dapat dikatakan seperti tugas atau manajemen proyek?
Business Process Management bukanlah manajemen tugas (yang berfokus pada tugas-tugas individu), atau manajemen proyek (yang hanya menangani sekali atau beberapa alur yang tidak dapat diprediksi).
Manajemen tugas adalah tentang bagaimana menangani dan mengorganisir serangkaian kegiatan yang muncul dari sebuah proyek. Proyek ini seringkali ditangani sekali saja atau bukan pengulangan.
Ketika proyek-proyek ini terorganisir dengan baik seperti dalam pekerjaan konstruksi, software proyek manajemen, contohnya seperti “Proyek Microsoft” yang digunakan. Trello, Asana, atau proyek lainnya yang dapat bekerja dengan baik di dalam mengelola tugas-tugas proyek tertentu.
Business Process Management lebih difokuskan pada proses berulang dan pada proses berkelanjutan yang mengikuti pola-pola yang dapat diprediksi, atau manajemen proses.
Baca juga : Business Process Reengineering (Reka Ulang Proses Bisnis)
Mengapa Business Process Management begitu penting?
Ketika sebuah bisnis dibiarkan tidak terorganisir dan tidak tersistematis, maka proses bisnis yang buruk akan dapat menyebabkan pada kekacauan.
Pada tingkat individu, orang hanya dapat melihat sebagian dari sebuah proses, dan sedikit yang dapat menganalisa dan melihat secara penuh efek dari sebuah proses bisnis dimana bisnis itu dimulai atau berakhir, kunci data sangat dibutuhkan, dan dimana potensi hambatan dan ketidakefisienan berada.
Proses bisnis yang kacau dan tidak terkelola dengan baik dapat merugikan bisnis dan menyebabkan pada beberapa skenario berikut:
- Waktu terbuang
- Lebih banyak kesalahan
- Meningkatnya kesalahan
- Kurangnya data
- Karyawan yang mengalami penurunan moral
Dengan menerapkan Business Process Management, organisasi dapat meningkatkan proses bisnis mereka dan tetap menjaga semua aspek operasi dapat berjalan dengan optimal.
Beberapa tahapan siklus BPM
Tahapan 1: Desain
Sebagian besar proses bisnis menyertakan format bisnis untuk mengumpulkan data dan alur kerja di dalam memprosesnya. Buat format bisnis Anda dan identifikasikan siapa yang akan memiliki setiap tugas dalam alur kerjanya.
Tahapan 2: Model
Wujudkan proses bisnis dalam sebuah layout visual. Kemudian perbaiki detail-detail dari proses tersebut, seperti halnya tenggat waktu, dan beberapa ketentuan untuk dapat memberikan gambaran yang jelas tentang urutan beberapa peristiwa, dan alur data yang melalui proses bisnis tersebut.
Tahapan 3: Eksekusi
Jalankan proses bisnis dengan melakukan pengujian langsung pada sebuah grup kecil terlebih dahulu dan kemudian dilakukan pengujian kepada semua pengguna. Pastikan anda membatasi akses menuju informasi yang sensitif.
Tahapan 4: Pantau
Mengawasi proses bisnis saat bisnis sedang berjalan melalui alur kerja. Gunakan metrik yang tepat untuk mengidentifikasi kemajuan dari bisnis tersebut, mengukur efisiensi, dan menemukan hambatan.
Tahapan 5: Optimalkan
Saat Anda menganalisa, perhatikan perubahan-perubahan apapun yang perlu diselesaikan pada format dan alur kerja agar lebih efisien. Pertimbangkan tahapan-tahapan perbaikan proses bisnis.
Baca juga : Mengenal Business Continuity Planning (BCP)[/vc_column_text][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1649753087253{background-color: #2282d6 !important;}”][vc_column][vc_empty_space][vc_custom_heading text=”Konsultasi Seputar Layanan Manajemen Bisnis” font_container=”tag:div|font_size:30|text_align:center|color:%23ffffff” google_fonts=”font_family:Ubuntu%3A300%2C300italic%2Cregular%2Citalic%2C500%2C500italic%2C700%2C700italic|font_style:700%20bold%20regular%3A700%3Anormal”][vc_empty_space height=”10px”][vc_row_inner][vc_column_inner][vc_btn title=”Click Whatsapp” style=”3d” color=”success” align=”center” i_icon_fontawesome=”fa fa-whatsapp” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fwa.me%2F6281293111959|||”][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space][vc_column_text]
Apa saja tipe dari Business Process Management?
System BPM, dapat dikategorikan berdasarkan pada tujuan pelayanannya. Berikut adalah 3 jenis dari Business Process Management:
BPM yang berpusat pada integrasi
Jenis system BPM ini menangani proses yang utamanya melewati di antara system anda yang ada (misalnya: HRMS, CRM, ERP), tanpa banyak keterlibatan manusia.
Sistem manajemen proses yang berpusat pada integrasi memiliki penghubung yang dapat menjangkau secara luas dan akses API untuk dapat menciptakan beberapa proses yang bergerak cepat.
BPM yang berpusat pada manusia
BPM yang berpusat pada manusia adalah proses-proses bisnis yang utamanya dijalankan oleh manusia. Proses ini sering memiliki banyak persetujuan dan tugas yang dilakukan oleh masing individu.
Platform unggul ini dalam antarmuka pengguna yang ramah, pemberitahuan yang mudah, dan pelacakan yang cepat.
BPM yang berpusat pada dokumen
Solusi dari Business Process Management ini dibutuhkan ketika sebuah dokumen (contohnya: dokumen kontrak atau dokumen perjanjian) menjadi inti dari proses tersebut.
Mereka dapat mengaktifkan perutean, pemformatan, verifikasi, dan membuat dokumen tersebut ditandatangani disaat tugas dilaksanakan.
Sebagian besar sistem Business Process Management akan dapat menggabungkan elemen-elemen ini, namun, masing-masing elemen biasanya memiliki satu spesialisasi.
Contoh dari Business Process Management
SDM
Pernahkah Anda merasakan proses orientasi organisasi Anda terlalu rumit dan kacau? Apakah departemen SDM Anda meminta kandidat-kandidat untuk mengisi formulir yang dapat membuat mereka kelelahan?
Ini dikarenakan departemen SDM anda kurang memiliki prinsip Business Process Management (BPM). Menerapkan Business Process Management, dapat membantu Anda mengotomatisasi proses SDM Anda dari ujung ke ujung, sehingga dapat menghemat biaya, waktu, dan kertas formulir.
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana Business Process Management dapat membantu departemen SDM Anda untuk meningkatkan proses mereka.
- Menyetujui timesheet karyawan lebih cepat
- Merekrut karyawan baru tanpa kerepotan
Sales/Penjualan
Di sebagian besar organisasi, tim Sales/penjualan menghabiskan banyak waktu untuk berkoordinasi dengan tim Account Receivable (AR), untuk mendapatkan invoice penjualan yang disetujui.
Bahkan kesalahan ketik kecil saja dalam invoice, dapat merusak kehidupan dari orang sales. Disinilah Business Process Management berperan, karena dapat mengotomatiskan proses persetujuan invoice.
Sehingga dapat menghilangkan kemungkinan kesalahan manual dan klarifikasi bolak balik antara tim sales dan tim AR.
Berikut adalah beberapa skenario dalam departemen sales, dimana Business Process Management dapat membantu mereka merampingkan prosesnya:
- Persingkat alur kerja penjualan Anda
- Tepat waktu dengan kutipan dan invoice
Finance / Keuangan
Tim Finance/keuangan banyak dikirimkan dengan formulir dan email setiap harinya karena apapun yang melibatkan uang harus melalui mereka.
Misalnya, jika tim manajemen aset menginginkan untuk membeli 50 laptop, mereka mengirimkan penawaran yang mereka terima dari vendor ke tim keuangan untuk persetujuannya.
Ini hanya satu kasus, bayangkan bagaimana banyak email dan formulir yang mereka terima setiap hari dari berbagai tim. Tanpa sebuah sistem yang ada, sangat sulit bagi mereka untuk mengelola semua ini.
Sebuah sistem Business Process Management membantu mereka di dalam mengelola semua ini. Berikut adalah beberapa skenario di departemen finance/keuangan, dimana Business Process Management datang untuk menyelamatkannya:
- Persetujuan sekali klik, untuk permintaan perjalanan
- Sesuaikan alur kerja untuk skenario unik
Fitur kompeten yang harus dimiliki setiap alat Business Process Management
Sekarang, setelah Anda mengetahui mengapa sistem BPM diperlukan, berikut adalah daftar fitur yang harus di miliki Business Process Management yang baik:
- Alat diagram proses visual
- Drag and drop Form Designer
- Role based control access
- Mobile Support
- Fitur administrator yang kuat
- Single Sign-On (SSO)
- Integrasi dengan sistem perangkat lunak yang ada
- Laporan dan Analisa
- Performa untuk basis performa yang besar
- Metrik Proses Kinerja
Apakah Keuntungan/manfaat dari menggabungkan Business Process Management?
Berikut adalah beberapa manfaat utama dalam menggunakan BPM di bisnis Anda:
- Dapatkan kendali atas proses bisnis yang kacau dan berat.
- Buat, petakan, Analisa, dan tingkatkan proses bisnis
- Jalankan operasi setiap hari dengan lebih efisien
- Wujudkan tujuan organisasi yang lebih besar
- Bergerak menuju transformasi digital
- Tingkatkan dan optimalkan operasi yang menghambat
- Lacak alat individu dengan cermat saat mereka bergerak melalui alur kerja
Baca juga : Langkah menyusun Business Process Reengineering ( BPR )[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
