Cara mudah Menyusun SOP yang efektif

0
11

Istilah SOP ( Standard Operating Procedure  ) atau lebih mudah menyebutkannya sebagai standar prosedur operasional bukanlah hal yang asing lagi dimasyarakat terutama bagi para pelaku usaha, Berdasarkan pengalaman kami sebagai konsultan manajemen bisnis yang sangat ahli dalam hal penyusunan SOP; kebanyakan para pelaku bisnis dalam menjalankan bisnisnya sudah mempunyai prosedur  yang dijadikan sebagai acuan untuk mengelola operasional  bisnisnya sesuai dengan bisnis proses mulai dari input – proses sampai output, terlepas apakan prosedur tersebut sudah dibakukan dalam dokumentasi ataupun belum, namun pada prinsipnya setiap bisnis yang dibangun tentu ada prosedur yang dijadikan pegangan dalam menjalankan operasional bisnis tersebut. Jika kita hanya melihat SOP / prosedur kerja dalam lingkup yang sempit maka Standard Operating Procedure tidak harus secara tertulis namun bisa secara lisan berdasarkan kebijakan dan perintah dari atasan, Namun perlu diingat dalam membangun sebuah bisnis yang pastinya diharapkan bisnis itu kedepannya bisa menjadi besar tentunya tidak bisa SOP hanya dibuat secara lisan namun SOP harus dibuat secara jelas, detail, terintegrasi, tertulis dan terdokumentasi dengan baik sehingga SOP bisa dijadikan sebagai acuan kerja yang baku sebagai pedoman serta pegangan yang bisa digunakan dalam segala aktifitas kegiatan operasional, sehingga dengan adanya Standard Operating Procedure yang baku akan mempermudah pelaksanaan pekerjaan serta mempermudah dalam mengontrol/mengendalikan kegiatan operasional. Banyak Istilah dalam menyebut “SOP“, ada yang mengartikan SOP sebagai Instruksi kerja, petunjuk pelaksanaan pekerjaan, petunjuk teknis, Prosedur kerja, prosedur standar operasi, pedoman dan lain-lain, sehingga dengan banyak pemahaman tersebut banyak sekali kami temukan SOP dibanyak perusahaan yang tidak efektif karna pembuatan Standard Operating Procedurenya hanya bicara pada bagian/fungsi masing-masing dan tidak terintegrasi dengan bagian/fungsi yang lainnya, Padahal dalam pengelolaan operasional perusahaan / organisasi SOP yang benar haruslah SOP yang terintegrasi bagian/fungsi yang satu dengan bagian/fungsi lainnya sesuai dengan bisnis proses, jika tidak terintegrasi maka kami jamin SOP tidak akan berjalan dengan baik.

Membuat sebuah Standard Operating Procedure yang baik dan benar tidak bisa hanya sekedar copy paste atau menjiplak dari bisnis yang sama, karna dalam menyusun SOP dipengaruhi oleh banyak faktor salah satunya adalah faktor kebijakan. Masing-masing perusahaan / organisasi mempunyai kebijakan yang berbeda dan tentunya jika kebijakan berbeda maka otomatis Standard Operating Procedurenyapun berbeda. Berikut sedikit kami beri contoh cara membuat SOP yang baik agar Standard Operating Procedure bisa berjalan dengan baik. Sebelum menyusun SOP harus lakukan hal-hal berikut :

1.  Review Bisnis proses.

Bisnis proses merupakan kejelasan alur proses dari sebuah kegiatan organisasi / perusahaan mulai dari hulu sampai ke hilir, oleh karnanya Sebelum membuat Standard Operating Procedure, bisnikan alur bisnis proses dari input-proses sampai output sudah sesuai dengan aktifitas kegiatan yang dijalankan. Jika dari bisnis proses saja belum benar maka sedetail apapun SOP dibuat tentunya SOP tidak akan berjalan efektif ks proses harus dibuat terlebih dahulu, jika bisnis proses sudah ada maka lebih baik direview kembali guna memastiarna tidak sesuai dengan bisnis proses yang benar.

2.  Struktur Organisasi

Dalam menyusun SOP, kejelasan Struktur organisasi sangatlah penting. Oleh karnanya sebelum menyusun SOP struktur organisasi wajib dibuat sesuai dengan bisnis proses agar ada kejelasan bagian/ fungsi , kewenangan, tugas dan tanggungjawab sehingga pelaksanaan pekerjaan tidak tumpang tindih serta  segala bentuk aktifitas akan mudah di control dan dikendalikan. Struktur organisasi ini sangat menentukan suksesnya implementasi SOP, karna SOP yang baik adalah SOP yang dibuat berdasarkan struktur organisasi yang sudah fix dan final, Karna dengan adanya struktur organisasi yang baik maka kejelasan terhadap fungsi wewenang dan tanggungjawab dimasing-masing proses dan bagian  itu jelas.

 3.  Penyusunan SOP

Setelah bisnis proses dan struktur organisasi dibuat , barulah SOP disusun pada masing-masing fungsi dan bagian. penyusunan  SOP harus ditulis dengan detail dan  ringkas, langkah demi langkah  namun  mudah untuk dibaca , dipahami dan dimengerti. Informasi yang disajikan harus jelas dan tidak terlalu rumit serta dokumen tidak boleh bertele-tele, berlebihan, atau terlalu panjang; Buatlah seefektif mungkin agar SOP mudah dipahami dan di mengerti. Hal – hal yang perlu dipahami dalam menyusun SOP adalah Organisasi harus memiliki prosedur  untuk menentukan prosedur atau proses apa yang perlu didokumentasikan. Dalam menyusun SOP harus dikerjakan  oleh orang yang mengetahui proses bisnis keseluruhan organisasi dan mengetahui struktur internal organisasi. Dalam menyusun SOP pendekatan tim dapat dilakukan, terutama untuk proses multi-tugas di mana pengalaman dari sejumlah individu sangat penting. SOP harus ditulis dengan cukup rinci sehingga seseorang dengan pengalaman dan pengetahuan yang mendasar  tentang prosedur mampu menterjemahkan dan memahami dengan baik.

Untuk konsultasi penyusunan SOP, silahkan hub:

Aryasentra Consulting

Telp. 021- 2930 5166 ( hunting )

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here